Jak na veřejné zakázky?

Veřejné zakázky se opět stávají divočinou

Asi jste zaznamenali, že v poslední době se do výběrových řízení na dodávky vybavení škol hlásí daleko větší počet uchazečů. Může to vypadat jako výhoda. Větší konkurence může znamenat nižší soutěžní cenu a úsporu finančních prostředků. Může to však přinést i vrásky na čele, spoustu starostí a ve finále nespokojené kantory a podstatné zvýšení nákladů v budoucnu. Je-li základní povinností ředitele jednat s „péčí řádného hospodáře“, je velmi důležité tuto oblast zvládnout a věnovat jí potřebnou dávku péče a bohužel i času.

Aktuální situace mi připomíná roky 2011 a 2012, kdy nastala podobná situace. Větší počet uchazečů ve výběrových řízeních přinesl nižší soutěžní ceny a snížení marží dodavatelů. Velice rychle se na naše školy začaly dodávat produkty nižší kvality, aby potřebné marže dodavatelů zůstaly zachovány. Výsledkem byly sice levné, ale nekvalitní dodávky, které se staly noční můrou zadavatelů. Prostředky vynaložené na nákup nebyly investovány hospodárně. Nyní vše nasvědčuje tomu, že se situace bude opakovat. Je to stav, kdy nemůže být spokojená žádná ze zúčastněných stran. Ani dodavatelé kvalitních řešení, ani zadavatelé.  

Zvládněte čtyři fáze VZ pro úspěšný nákup

Nakupování dle ZZVZ obsahuje několik fází a jejich úspěšné zvládnutí není vůbec jednoduché. Pro porozumění si definujme, co představuje „Úspěšné zvládnutí nákupu“. V našem pojetí to je splnění podmínky: „Zadavatel nakoupil podle svého zadání a uživatelé jsou spokojeni s nakoupeným předmětem potřeby i po skončení záruční doby“. Tedy v čase, kdy již s předmětem potřeby a jeho používáním máme dostatek zkušeností a zažili jsme i péči dodavatelské firmy.

1. Fáze: Sestavení zadání

První fází nákupu je nepochybně sestavení zadání a zadávací dokumentace pro vyhlášení Výběrového řízení. Tomu samozřejmě předchází nějaká potřeba, kterou chceme nákupem vyřešit.

V této fázi se osvědčuje položit si upřímně pár otázek typu:

• Mám v oblasti, kterou budu řešit, dostatek informací?
• Orientuji se v aktuálních možnostech a trendech?
• Znám nějakou autoritu, o kterou se mohu opřít a má moji důvěru?
• Mám jasno nejen v parametrech, které moje potřeby vyřeší, ale i v těch, které mohu současně získat jaksi navíc a zvýší mi třeba spolehlivost, údržbu, komfort používání?
• Orientuji se v tom, co je kvalitní dlouhodobé řešení s přidanou hodnotou a co je „výhodný“ výprodej?

Podle rozsahu zamýšleného nákupu se vyplatí patřičné porozhlédnutí na trhu. Velmi vhodné je vzdělat se přímo u výrobců, dovozců, klíčových distributorů. Přímé oslovení výrobce či dovozce doplní informace nejen o produktu, ale hodně napoví i o tom, co mohu získat, aniž bych to prvotně předpokládal. Jaké služby a benefity mohu získat navíc a kam až se nákupem mohu kvalitativně posunout? Mohu být příjemně překvapen, co je možné. Když budu čerpat z těchto zdrojů, mám největší pravděpodobnost, že získané informace budou pravdivé a relevantní.

Vývoj ve všech oblastech jde dopředu. Co bylo vhodné předloni, nemusí být optimální řešení pro další roky. Jakmile máte aktuální informace z řešené oblasti, jste schopni bez problémů popsat svoje potřeby a sestavit zadání pro Výběrové řízení. Vy víte nejlépe, co potřebujete, a zjistili jste si i co je možné reálně získat. Nikdo jiný nezná potřeby Vaší školy lépe než Vy a Vaši kantoři. Pak je třeba nelitovat času a zadání pečlivě sepsat. Ideálně v týmu se skutečnými uživateli potřebného produktu či služby. Toto je podle mého názoru základní kámen úspěšného nákupu. Pak na splnění takového zadání je potřeba trvat. Když nenakoupím to, co jsem si v parametrech zadání popsal, není možné považovat nákup za úspěšný. 

2. Fáze: Výběrové řízení

Další z fází nákupu je uspořádání samotného Výběrového řízení při dodržení zákonných požadavků. Na tuto fázi je často vhodné najmout vhodnou agenturu, která je znalá a schopná výběrové řízení uspořádat a administrovat.

V této fázi je dobré si položit také pár otázek:

• Jakou motivaci má najatá agentura? Zajistit, abych jako zadavatel vysoutěžil požadované dle mého zadání, nebo rychle a bez sebemenších problémů vyhlásit a vyhodnotit výběrové řízení a vyfakturovat dodanou službu?
• Může mi agentura mluvit do mého zadání?
• Proč bych se měl zabývat tím, zda zadání je, nebo není diskriminační? Jak to mohu vědět?

Zadání jsem vytvořil podle svých potřeb, popsal jsem požadované vlastnosti řešení, produktu, služby, které potřebuji a usnadní mi život. Teprve ve výběrovém řízení se ukáže, kolik dodavatelů je umí splnit. Předem to nedokáže určit nikdo. Co platilo včera, nemusí platit dnes. Proč se mám omezovat?

V této fázi řešíme také kvalifikační předpoklady, jejichž splnění budeme požadovat od uchazečů. Některé kvalifikační předpoklady musí uchazeči splnit ze zákona, jiné si můžeme definovat sami a použít je jako nástroj pro zajištění kvalitních účastníků výběrového řízení. Vyplatí se s tímto nástrojem pracovat. Chceme vybrat spolehlivého a stabilního dodavatele, který má dostatek zkušeností v oboru a bude garantovat záruční a pozáruční servis. K čemu mi je dlouhá záruka, když dodavatel již nebude existovat? 

3. Fáze: Podání nabídek

Po vyhlášení výběrového řízení následuje fáze podávání nabídek. V této fázi uchazeči zpracovávají nabídky a mají možnost podávat dotazy, aby měli jasno, že zadání chápou správně, případně namítat, že zadání odporuje nějakému zákonu, zvyklosti, apod.

Z této fáze mají zadavatelé, či spíše agentury pořádající výběrová řízení, obavy. Podle mého názoru jsou takové obavy zbytečné. Je to regulérní součást výběrového řízení. Tady má solidní a znalý uchazeč možnost se zadáním pracovat. Je možné pomocí dotazu upozornit zadavatele, že něco důležitého v zadání neřeší a měl by řešit nebo skutečně požádat o upřesnění nejednoznačností v zadávací dokumentaci. Je v zájmu obou stran, aby bylo vše jasné a předešlo se nedorozuměním při dodávce.

Zadavatel popsal v zadání svoje potřeby a uchazeči je převádí do formy konkrétních produktů a služeb a musí je přesně naladit. Uchazeč, který chce dodat kvalitní produkty a vyřešit potřeby zadavatele, se většinou ptát musí. Je potřeba rozlišit, zda dotaz uchazeče míří k tomu, aby bylo zadání pochopeno a ujasněno, nebo spíše k tomu, že uchazeč není schopen požadované dodat, a proto se pokouší dotazem či námitkou změnit zadavatelovo zadání. Zadavatel, který si sestavil zadání a přesně ví, proč potřebuje to, co uvádí v zadání, nemá sebemenší problém na položené dotazy odpovědět. Je schopen reagovat na námitky. Zjistí si v klidu fakta a odpoví v souladu se svým zadáním a záměrem.

Nikdo nemá šanci rozumět a orientovat se ve všem. Ani zadavatel, ani uchazeč. Proto existuje možnost podávat dotazy a námitky. Je to nástroj, který pomáhá oběma stranám a předchází problémům při dodávce již vysoutěžených produktů. Není třeba se toho bát. 

4. Fáze: Hodnocení nabídek

Fáze hodnocení nabídek je lámáním chleba. Tady se zúročí všechny předchozí fáze.

Je potřeba se jednoznačně přesvědčit, že podané nabídky splňují kvalifikační předpoklady. Nezřídka se stává, že realita je jinde. Je potřeba důsledně všechna tvrzení ověřit. Je to v zájmu zadavatele. Jak se asi bude spolupracovat s dodavatelem, který již ve výběrovém řízení uvádí nepravdivé informace? Je potřeba si nedělat iluze. Skener, barevná tiskárna a grafické programy jsou běžně dostupné technologie a zvládnou mnohé. Klidně vytvoří produkt a reference, které nikdy neexistovaly. Vyplatí se mít v zadání uvést možnost dodání vzorků na požádání. Je vhodné zatelefonovat na reference. Doporučuje se najít si kontakt na referenci z veřejných zdrojů a doptat se na kontaktní osobu. Jen tak máte jistotu, že nevoláte nastrčenému „příteli na telefonu“, který má instrukce. Divíte se? Ano, to je příklad z praxe. Ověřte si, kdo je uchazeč. Je z oboru, nebo jen zkouší v soutěži štěstí? Má nejnižší cenu?

Pak je potřeba mít skutečně jistotu, že je dodavatel schopen splnit zadání a plnit dodávku. Mám vyhodnocené výběrové řízení a nejsem si jistý, jaké produkty vlastně dostanu? Nevím značku produktů, nemám obrázek, katalogový list. Pouze ujištění dodavatele, že splní beze zbytku moje zadání a podepsanou smlouvu. Není to divné? Pořekadla „Papír snese vše“ a „Slibem neurazíš“ platí stále. Co chci nakoupit? „Nějaký produkt“, nebo produkt s konkrétními vlastnostmi, které chci a vím proč? 

Doporučení na závěr

Sdílejte si informace mezi řediteli nejen o tom, kdo nejlevněji nakoupil, sdílejte informace i o tom, kdo jak je spokojený po dvou a více letech. Ředitel školy a kvalitní dodavatel mají společný cíl – vybavení školy potřebnými, funkčními a spolehlivými produkty, které učitelé a žáci rádi používají při výuce. Záleží jen na tom, zda najdete energii a čas na kvalitní zadání a budete si užívat kvalitní dodávku nebo vše necháte plynout a budete si muset najít čas na řešení problémů po dodání. V takovém případě je v ohrožení reputace, důvěra kantorů, spokojenost žáků a rodičů.

Pro náročné prostředí školy je vhodné jen kvalitní a spolehlivé profesionální řešení, které nezklame. Nemohu očekávat, že jeho pořízení bude nejlevnější. Odměnou mi bude finanční úspora při provozu, spokojení kantoři a kvalitní výuka. To se penězi nahradit nedá. Přeji Vám úspěch ve Vaší práci a co nejvíce bezproblémových nákupů podle Vašich zadání.